Studio di commercialisti
Documenti dei clienti raccolti da soli: lo studio non insegue più nessuno
Per rispetto della privacy non possiamo dire il nome dell'azienda: raccontiamo il settore, il problema e i numeri.
Il problema
“Ogni mese passavamo giorni a chiedere ai clienti fatture, estratti conto e ricevute. E a cercarli tra email, WhatsApp e chiavette.”
Il punto di partenza
Lo studio segue circa 120 clienti tra ditte individuali e piccole società. Ogni mese, prima delle scadenze, si ripeteva la stessa scena: due persone al telefono e sulla posta a chiedere i documenti mancanti, poi a scaricarli, rinominarli e metterli nella cartella giusta.
I documenti arrivavano da ovunque: email, foto su WhatsApp, PDF con nomi come “scan001”. Capire cosa mancava a chi era un lavoro a sé.
Cosa abbiamo costruito
Un sistema che raccoglie, ordina e sollecita al posto dello studio.
- Un solo punto di arrivo. Ogni cliente ha un indirizzo dedicato e un link dove caricare i file, anche dal telefono.
- Ordina da solo. L’automazione legge il documento, capisce se è una fattura, un estratto conto o una ricevuta, lo rinomina e lo archivia nella cartella del cliente e del mese.
- Sa cosa manca. Per ogni cliente c’è un elenco di quello che serve. Quando una voce resta vuota, parte un promemoria gentile, poi un secondo.
- Lo studio vede tutto. Una tabella mostra chi è in regola e chi no, così le telefonate si fanno solo quando servono davvero.
Il risultato
I solleciti scritti a mano sono calati dell’80%. Le due persone che inseguivano i documenti hanno recuperato 9 ore a settimana, che ora vanno nelle consulenze. E nei giorni prima delle scadenze, in studio, si respira.