Agenzia di comunicazioneProgetto nostro, lo usiamo ogni giorno
Email e follow-up ai clienti in automatico: 15 ore risparmiate ogni settimana
Per rispetto della privacy non possiamo dire il nome dell'azienda: raccontiamo il settore, il problema e i numeri.
Il problema
“Rispondevamo a mano a ogni cliente: tra email, risposte e solleciti ci mettevamo 3 ore al giorno.”
Il punto di partenza
Era tutto manuale. Ogni email di un cliente andava aperta, letta, smistata e risposta a mano. I follow-up li segnavamo su un foglio, o li affidavamo alla memoria.
Il conto era semplice: circa 3 ore al giorno, tutti i giorni, passate a rispondere alle stesse domande e a ricordarci chi ricontattare. E nonostante l’impegno, qualche cliente restava comunque senza risposta per giorni.
Cosa abbiamo costruito
Un’automazione che gestisce le email dei clienti e i follow-up, dall’arrivo del messaggio fino al sollecito.
- Arriva un’email. L’automazione la legge e capisce di cosa si tratta: una richiesta di informazioni, un preventivo, una domanda su un lavoro in corso.
- Prepara la risposta. Scrive una bozza con il nostro tono e le informazioni giuste, prese dai nostri documenti.
- Noi controlliamo. Le risposte di routine richiedono solo un’occhiata e un clic; quelle delicate restano a noi.
- Parte il follow-up. Se il cliente non risponde, dopo qualche giorno parte un messaggio di sollecito. Se serve una telefonata, arriva un promemoria.
L’abbiamo costruita in 7 giorni, collegandola agli strumenti che usavamo già.
Il risultato
Le 3 ore al giorno sono diventate pochi minuti di controllo. Sono 15 ore a settimana che oggi dedichiamo ai clienti invece che alla posta.
In più, l’automazione ha preso il posto di strumenti che pagavamo a parte: 1.400 € al mese che non spendiamo più. E nessun cliente resta senza risposta, perché il follow-up non dipende più dalla memoria di qualcuno.