Distributore all'ingrosso
Gli ordini dei clienti entrano nel gestionale da soli: 12 ore a settimana di copia e incolla in meno
Per rispetto della privacy non possiamo dire il nome dell'azienda: raccontiamo il settore, il problema e i numeri.
Il problema
“I clienti ci mandavano gli ordini in PDF, Excel o scritti nel corpo dell'email. Una persona passava le mattine a ricopiarli nel gestionale, riga per riga.”
Il punto di partenza
L’azienda rifornisce bar, ristoranti e negozi. Arrivavano tra 40 e 60 ordini al giorno, ognuno in un formato diverso. Una persona dell’ufficio li apriva uno per uno e li ricopiava nel gestionale: codice articolo, quantità, indirizzo di consegna.
Era un lavoro lento e noioso, quindi pieno di errori. Un 10 diventato 100, un codice sbagliato, e il furgone partiva con la merce sbagliata.
Cosa abbiamo costruito
Un’automazione che legge gli ordini e li prepara nel gestionale.
- Legge l’ordine, in qualsiasi formato. PDF, foglio Excel o testo libero: l’automazione riconosce cliente, articoli e quantità.
- Abbina i codici. Se il cliente scrive “acqua naturale 50 cl x 24”, l’automazione trova il codice articolo giusto nel catalogo.
- Controlla prima di inserire. Quantità fuori dal normale, articoli esauriti o clienti con pagamenti in sospeso vengono segnalati invece che inseriti.
- L’ufficio conferma. Gli ordini puliti entrano nel gestionale con un clic. Il cliente riceve la conferma in automatico.
Il risultato
Il copia e incolla è sparito: 12 ore a settimana recuperate, che la stessa persona oggi dedica ai clienti al telefono. Gli errori di inserimento sono calati del 90%, e con loro i resi e le consegne da rifare.