Come riassumere documenti lunghi con l'AI

Il problema del «riassumi»

Quasi tutti gli assistenti AI oggi accettano file: PDF, documenti di testo, a volte anche presentazioni. Carichi il file, scrivi «riassumi» e in pochi secondi hai una pagina di testo.

Il problema è che un riassunto generico è poco utile. Un contratto riassunto per un avvocato, per un commerciale e per un titolare sono tre testi diversi. L’AI non sa quale ti serve, a meno che tu non glielo dica.

Il metodo in 3 domande

Prima di chiedere un riassunto, rispondi a queste tre domande e mettile nel prompt.

1. Per chi è? Per te, per il tuo capo, per un cliente, per il team.
2. Cosa ti serve sapere? Le scadenze, i costi, i rischi, le decisioni da prendere.
3. In che formato? Cinque punti, una tabella, un paragrafo da incollare in un’email.

Un esempio:

Questo è il contratto di fornitura che dobbiamo rinnovare.
Riassumilo per il titolare, che ha 2 minuti.
Mi servono: durata, costi, penali, come si disdice
e qualsiasi clausola insolita. Formato: elenco puntato.

Prompt pronti per i casi più comuni

• I compiti per te: «Elenca solo le cose che devo fare io dopo aver letto questo documento, con le scadenze.»
• Due versioni a confronto: «Questi sono due documenti, la versione vecchia e quella nuova. Dimmi cosa è cambiato, punto per punto.»
• I buchi: «Quali domande importanti questo documento lascia senza risposta?»
• Per chi non è del mestiere: «Spiega questo documento tecnico a una persona che non lavora nel settore.»

Documenti molto lunghi

Ogni modello ha un limite alla quantità di testo che può considerare in una volta: è il suo contesto, di cui parliamo nella guida su cos’è un modello linguistico. I limiti oggi sono ampi, ma con documenti di centinaia di pagine l’AI può trascurare dettagli che stanno nel mezzo.

Se il documento è molto lungo:

• dividilo in parti e riassumi una parte alla volta;
• poi chiedi un riassunto finale dei riassunti;
• per le informazioni critiche, fai domande precise invece di chiedere un riassunto generale.

Come verificare il riassunto

Un riassunto sbagliato è peggio di nessun riassunto, perché ti dà una falsa sicurezza. Per i documenti che contano:

• Chiedi le citazioni. «Per ogni punto, riporta la frase esatta del documento da cui l’hai preso.» Così controlli in un attimo.
• Controlla i numeri. Date, importi e percentuali vanno sempre verificati sul testo originale.
• Fai una domanda trabocchetto. Chiedi un’informazione che sai non esserci. Se l’AI la inventa, sai che devi stare attento. Il perché lo spieghiamo nella guida su perché l’AI sbaglia.

Attenzione ai documenti riservati

Contratti, bilanci e documenti con dati personali non vanno caricati in un chatbot personale. Se in azienda riassumete documenti riservati ogni giorno, serve una versione aziendale con un contratto sul trattamento dei dati. Trovi i dettagli nella guida su cosa non dare mai all’AI.